คอลัมน์ ดร.ณัชร จัดหนังสือ เล่มที่ 308 วันนี้ จะมาคุยถึงหนังสือชื่อ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ที่ฉันเรียนรู้ม
“ มาทำงานด้วยประสิทธิภาพของชาวโตโยต้าในญี่ปุ่นกัน!
ไม่ว่าท่านจะทำงานในองค์กรใหญ่เล็ก เป็นเจ้าของกิจการ หรือทำงานฟรีแลนซ์ เทคนิคการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวอย่างมีประสิทธิภาพของโตโยต้านี้จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของท่านไปได้อย่างมหาศาล
นอกจากนี้ท่านยังจะรู้จักวิธีแยกแยะประเด็นปัญหา เรียบเรียงความคิด สรุป และถ่ายทอดให้กับผู้อื่นได้อย่างมืออาชีพอีกด้วย ”
ด้วยขนาดเล่มที่กะทัดรัดและการนำเสนอที่ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย นี่จึงเป็นหนังสืออีกเล่มหนึ่งที่ผู้มีความใฝ่รู้น่าจะได้อ่านและนำไปใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ตนเอง องค์กร และประเทศชาติค่ะ
=น่าสนใจจากในเล่ม=
* โตโยต้ามีรูปแบบการทำงานอย่างหนึ่งที่ยึดถือกันจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร นั่นคือ การเขียนเอกสารการทำงานทุกอย่างให้ได้ในกระดาษขนาด A3 หรือ A4 เพียงแผ่นเดียว
* ทั้งรายงาน แผนโครงการ รายงานการประชุม เอกสารประกอบการประชุม เอกสารตรวจสอบความคืบหน้างาน เอกสารนำเสนอ เอกสารประเมิน ฯลฯ โดยทั่วไปก็จะเขียนลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ทั้งสิ้น
* เอกสารหนึ่งแผ่นที่ผ่านการกลั่นกรองเนื้อหามาอย่างดีจะกลายเป็นกระดาษแผ่นเดียวที่ทรงประสิทธิภาพ จนผู้เขียนสามารถลด “ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา” จากปีละ 400 ชั่วโมงจนเหลือ “0” ชั่วโมงได้!
* สิ่งที่ต้องใช้มีเพียง กระดาษ 1 แผ่นกับปากกา 3 สี คือ เขียว น้ำเงิน และแดง ก็สามารถพัฒนากระบวนการเรียบเรียงข้อมูล สรุปความคิดและถ่ายทอดได้อย่างง่ายดาย
* 3 ลักษณะเฉพาะของ “กระดาษแผ่นเดียว” ของโตโยต้า คือ 1) มองปราดเดียวก็เห็นทั้งหมด (สามารถสรุปให้เข้าใจภาพรวมทั้งหมดโดยการ “มองทีเดียว” โดยไม่ต้องเสียเวลาค่อย ๆ อ่าน) 2) มีการใส่กรอบ และ 3) มีหัวข้อของแต่ละกรอบ
* “การเขียนออกมาด้วยมือ” เป็นสิ่งสำคัญ มันจะทำให้เรามองเห็นได้ว่าเราเข้าใจหรือว่าไม่เข้าใจเรื่องนั้น ๆ
* ประธานกรรมการโทะโยะดะตั้งกฎขึ้นมาข้อหนึ่งว่า ท่านจะ “ตัดสินใจภายใน 3 วินาที” ดังนั้นในมุมมองของลูกน้องเองก็ต้องเตรียม “เอกสารแผ่นเดียว” ที่มีคุณภาพชนิดที่จะช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ในระยะเวลาอันสั้นด้วยเช่นกัน
* แบบฟอร์มแผ่นเดียวที่ใช้บันทึกในระหว่างการประชุม เมื่อประชุมเสร็จแล้วสามารถใช้เป็นรายงานการประชุมได้เลยในตัวของมันเอง
* 5 หัวข้อที่โตโยต้านิยมใช้ใน “กระดาษแผ่นเดียว” คือ 1) วัตถุประสงค์ 2) สถานการณ์ปัจจุบัน 3) ปัญหาที่ต้องแก้ไข 4) มาตรการแก้ไขปัญหา 5) แผนการปฏิบัติงาน
* ในเล่มมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้กระดาษแผ่นเดียวในการตัดสินใจ และ ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนหลัง ด้วยการใช้ตารางที่ผู้เขียนเรียกว่า “เอ๊กซ์เซล 1” และมีวิธีเรียบเรียงความคิด สรุป และนำเสนอ ด้วยตารางที่เรียกว่า “ลอจิก 3” และยังมีการประยุกต์ทั้ง 2 ตารางเพื่อใช้กับงานลักษณะอื่น ๆ อีกมากมาย
* ตัวอย่างการทำ “กระดาษแผ่นเดียว” เพื่อลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนหลังคือ 1) สร้างตาราง 8 หรือ 16 ช่องด้วยปากกาเขียว 2) เขียนวันที่และหัวข้อ “เรื่องที่ต้องทำวันนี้” ในช่องซ้ายบนสุด 3) ใช้เวลาเพียง 2 นาทีเขียน “เรื่องที่ต้องทำวันนี้” ด้วยปากกาสีน้ำเงินลงไปในแต่ละช่อง หมดเวลาให้หยุดทันที ไม่ครบทุกช่องก็ไม่เป็นไร
4) ใช้ปากกาแดงวาด “วงกลม” รอบ “เรื่องที่สำคัญเป็นพิเศษ” ไม่เกิน 3 เรื่อง 5) ใช้ปากกาแดงวาด “กรอบสามเหลี่ยม” รอบ “สิ่งที่หากไม่ทำวันนี้แล้วจะเป็นปัญหา” ไม่เกิน 3 เรื่อง วาดทับเรื่องที่วงกลมไปก่อนแล้วได้ 6) ใช้ปากกาแดงวาด “กรอบสี่เหลี่ยม” รอบ “สิ่งที่ถ้าปล่อยไว้จะเป็นปัญหา” ไม่เกิน 3 เรื่อง วาดทับเรื่องเก่าได้
* มองภาพรวมทั้งหมด เรื่องที่มีปากกาแดงวงล้อมรอบหลายครั้งเป็นเรื่องสำคัญที่สุดที่ต้องจัดการเป็นอย่างแรก ถ้าไม่มีเรื่องที่วงซ้ำเลย ให้จัดการเรื่องที่วงสามเหลี่ยมเอาไว้
* “ลอจิก 3” เป็นเทคนิคกระดาษแผ่นเดียวที่ไว้ช่วยเรียบเรียงและสรุปความคิดอย่างมีเหตุผลและสามารถนำไปถ่ายทอดให้เข้าใจง่าย ทำตารางพื้นฐานคล้ายตาราง “เอ๊กซ์เซล 1” แล้วตอบคำถามหลัก 4 ข้อ
* สมมติว่าต้อง “อธิบายงานของตนเอง” สิ่งที่ต้องตอบคือ “1P” หรือ 1 Phrase คือสรุปสั้น ๆ ได้ว่าอย่างไร และอีก “3Qs” คืออีก 3 คำถาม ได้แก่คำถามประเภท “อะไร” “ทำไม” และ “อย่างไร” โดยคำถาม 3 อย่างหลังให้พยายามตอบให้ได้อย่างละ 3 คำตอบ
* วิธีแก้ปัญหาที่เร็วที่สุดคือให้ตั้งคำถามว่า “ทำอย่างไร” เช่น “ทำอย่างไรจึงจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้” แทนการตั้งคำถามว่า “ทำไม” เช่น “ทำไมการทำงานจึงไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ”
หนังสือชื่อ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” โดย อะซะดะ ซุงุรุ แปลโดย ภาณุพันธ์ ปัญญาใจ สำนักพิมพ์วีเลิร์น 2558 224 หน้า ราคา 175 บาท มีจำหน่ายที่ร้านหนังสือชั้นนำและเว็บไซต์ร้านหนังสือทั่วไป
------------------------------------------------------------------
เกร็ดน่ารู้:
* เด็กเวียดนามอ่านหนังสือเล่มโดยเฉลี่ยปีละ 60 เล่ม/คน
* คนไทยถึง 40% ไม่อ่านหนังสือเล่มใด ๆ เลย
* แม้ในหมู่คนไทยที่อ่านหนังสือก็อ่านโดยเฉลี่ยเพียงปีละ 4 เล่ม/คน
คอลัมน์ “ดร.ณัชร จัดหนังสือ” นี้ จึงมีขึ้นเพื่อส่งเสริมการอ่านเพื่อพัฒนาตนเองและประเทศชาติ